Il Repertorio trae origine da un precedente progetto, avviato nell’aprile 2008, di schedatura informatizzata delle dichiarazioni di interesse storico scaturito dall'esigenza di approntare uno strumento che garantisse un reperimento degli atti più funzionale rispetto ai registri cartacei nei quali essi, al termine della procedura di emissione, venivano registrati in ordine cronologico. Data l'assenza di indici alfabetici nei registri risultava infatti problematico e laborioso reperire in tempi brevi gli estremi di una dichiarazione qualora non si fosse a conoscenza della data di emissione o di avvenuta notifica.
Nella seconda metà del 2008 i dati essenziali delle dichiarazioni, così come riportati nei registri cartacei vennero interamente trascritti dalla signora Anna Maria Salluce su un foglio di calcolo Excel predisposto dalla dottoressa Barbara Menghi Sartorio, collaboratrice esterna della Soprintendenza archivistica, ideatrice del progetto. La trascrizione, pur rendendo disponibile uno strumento di sicura utilità per l'attività della Soprintendenza, mise in luce le molte difformità, le significative lacune e i non pochi errori presenti nei registri, tanto da far ritenere necessaria una nuova fase di lavoro consistente nel controllo ed integrazione dei dati basati sull'esame diretto del decreto di dichiarazione e dei fascicoli ispettivi degli archivi dichiarati.
Rinviato l'avvio di questa nuova fase, a causa degli altri impegni di lavoro della Soprintendenza, il progetto è stato ripreso su basi rinnovate alla fine del 2009 per impulso del Soprintendente dottor Stefano Vitali. Nel contesto della realizzazione del sito web della Soprintendenza archivistica, venne allora progettata e realizzata una banca dati destinata ad accogliere, in forme più strutturate e funzionali, i dati identificativi dei provvedimenti e degli archivi dichiarati, arricchiti con ulteriori informazioni descrittive sulla loro natura, consistenza e composizione. La banca dati doveva assolvere due finalità: da un lato assicurare un agevole e rapido reperimento dei dati sugli archivi dichiarati al personale interno alla Soprintendenza; dall'altro mettere finalmente a disposizione del pubblico gli indispensabili elementi di conoscenza sull'esistenza e la dislocazione di tali archivi.
Grazie all'opera di una collaboratrice esterna il primo obiettivo è stato raggiunto nel 2011 con l'imputazione dei dati essenziali dei provvedimenti di dichiarazione. Man mano che nuove dichiarazioni sono state emanate, le informazioni ad esse relative sono state immesse nella banca dati ad opera del personale della Soprintendenza.
Più complesso si è dimostrato il conseguimento del secondo obiettivo, che ha comportato necessariamente un'attività di puntuale e non sempre semplice verifica e aggiornamento dei dati riportati sulle dichiarazioni, in particolare nel caso di quelle emesse in tempi più lontani. Nell'impossibilità di dedicare personale interno a questa attività, essa si è potuta avviare solo grazie alle risorse finanziarie assegnate alla Soprintendenza archivistica nell'ambito dei progetti integrati di valorizzazione per il 2014 (euro 5.000,00 sul capitolo 1321) che hanno permesso di perfezionare la banca dati e l'interfaccia pubblica di consultazione e di contare sull'apporto della dott.ssa Barbara Menghi Sartorio in qualità di collaboratrice esterna, per la verifica, la correzione, l'integrazione e l'aggiornamento dei dati.
Nel 2022 si è proceduto alla completa reingegnerizzazione del data base adottando il modello nel frattempo sviluppato dalla ditta Catbird srl per la realizzazione della banca dati Dichiarazioni di interesse storico particolarmente importante della Direzione Generale Archivi. Nel corso del 2023 i dati migrati dal precedente data base sono stati sottoposti a una complessiva verifica ed ad un accurato aggiornamento a cura della dott.ssa Barbara Menghi Sartorio in forza alla Soprintendenza archivistica e bibliografica dell’Emilia Romagna dal 2022 al 2023 in qualità di collaboratrice esterna con contratto d’opera [art. 2222 e ss. ex c.c.] stipulato con la Direzione Generale Archivi.
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