Ai sensi dell'art. 127 del Codice dei beni culturali e del paesaggio (d.lgs 22 gen. 2004, n. 42 e successive modificazioni) il privato proprietario, possessore o detentore a qualsiasi titolo di archivi o di singoli documenti dichiarati di interesse storico particolarmente importante ha l'obbligo di permettere la consultazione dei documenti allo studioso che ne faccia motivata richiesta tramite il competente soprintendente. Le modalità di consultazione sono concordate tra lo stesso privato e il soprintendente.
Ai sensi dello stesso articolo sono sottratti dalla consultazione:
• i singoli documenti dichiarati di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, per i quali sia stata emessa la declaratoria di riservatezza dal Ministero dell'interno, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data
• i documenti contenenti i dati sensibili e i dati giudiziari che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data. Per dati sensibili si intendono quelli idonei a rivelare l'origine etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni a carattere religioso, filosofico, politico, sindacale. Sono dati giudiziari i dati personali idonei a rivelare provvedimenti in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato o a rivelare la qualità di imputato o indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del Codice di procedura penale.
• i documenti contenenti i dati riguardanti la salute, la vita sessuale e situazioni particolarmente riservate che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data
I privati proprietari possessori o detentori di archivi dichiarati di interesse culturale possono inoltre porre la condizione di non consultabilità per tutti o parte dei documenti dell'ultimo settantennio.
L'eventuale autorizzazione alla consultazione di materiale di natura riservata o dichiarata tale è di competenza del Ministero dell'interno per il tramite della Soprintendenza archivistica e bibliografica.
La consultazione di archivi conservati presso privati prevede l'obbligo, da parte dello studioso, dell'osservanza del "Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici" (Provvedimento 14 mar. 2001, n.8/P/2001 del Garante per la protezione dei dati personali, allegato al "Codice in materia di protezione dei dati personali" d.lgs 30 giugno 2003, n. 196, così come modificato dal d.lgs 10 agosto 2018, n. 101, che ha adeguato la materia della protezione dei dati personali alle disposizioni del Regolamento dell'Unione Europea 2016/679.
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