Il privato proprietario, possessore o detentore a qualsiasi titolo di archivi, beni librari o di singoli documenti dichiarati di interesse storico particolarmente importante ha l'obbligo di permettere la consultazione dei documenti allo studioso che ne faccia motivata richiesta tramite il competente soprintendente archivistico (art. 127 del Codice).
Le modalità di consultazione sono concordate tra il privato e il Soprintendente Archivistico.
Sono sottratti dalla consultazione:
- i singoli documenti dichiarati di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, per i quali sia stata emessa la declaratoria di riservatezza dal Ministero dell'interno, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti i dati sensibili (che rivelano l'origine etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni a carattere religioso, filosofico, politico, sindacale) e i dati giudiziari (che rivelano provvedimenti in materia di casellario giudiziale e di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato) che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti i dati riguardanti la salute, la vita sessuale e situazioni riservate che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data.
L'eventuale autorizzazione alla consultazione di materiale di natura riservata è di competenza del Ministero dell'interno per il tramite della Soprintendenza archivistica. Lo studioso che voglia consultare gli archivi dichiarati conservati presso privati è tenuto all'osservanza delle Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica, ai sensi dell'art.20, comma 4, del D.Lgs. 10 agosto 2018, n.101 - 19 dicembre 2018.
