Tutti i progetti relativi alle sedi di archivi e biblioteche devono essere valutati e autorizzati dalla Soprintendenza.
Caratteristiche generali degli edifici destinati a conservare archivi e biblioteche
Per quanto riguarda i criteri di scelta del luogo dove è opportuno si collochi l'edificio, è consigliabile evitare:
- zone a rischio di allagamento o soggette a smottamenti del terreno;
- luoghi vicini a strutture a rischio di incendi o di esplosioni;
- zone contigue a fabbriche o impianti che emettano gas nocivi, fumi o polveri.
Per gli edifici di nuova progettazione va evidentemente rispettata la normativa vigente, con particolare attenzione alle caratteristiche statiche, in funzione della quantità del materiale archivistico e/o bibliografico che vi sarà concentrato. La dimensione dei depositi archivistici/bibliografici va commisurata non solo alla quantità di materiale già esistente, ma anche in previsione dei futuri incrementi.
La redazione del progetto, effettuata da tecnici specialisti del settore, non può prescindere dalla collaborazione di archivisti/bibliotecari esperti.
Nella fase di progettazione di una sede di archivio e/o biblioteca, oltre alla predispozione di depositi conformi alla normativa, è necessario identificare gli spazi che saranno allestiti per consentire la consultazione dei materiali da parte dei cittadini, nonchè aree per la valorizzazione del patrimonio e la socializzazione.
Considerato il costante aumento di eventi idrogeologici e metereologici estremi, è preferibile evitare la conservazione di materiale cartaceo in locali seminterrati o sotterranei, in quanto facilmente soggetti ad allagamenti e infiltrazioni. Nel caso si utilizzassero locali che si trovano a una quota inferiore (anche solo in parte) a quella del terreno posto in aderenza all'edificio, è bene non riporre materiale negli scaffali più vicini al pavimento, al fine di evitare danni da acqua.
Adeguamento strutturale e funzionale di edifici già esistenti e/o edifici storici
Anche in questo caso l'accertamento dell'idoneità statica dell'immobile è l'elemento prioritario, che deve essere verificato da parte di ingegneri strutturisti; l'immobile deve inoltre garantire la possibilità di accogliere gli incrementi di documentazione previsti per un congruo numero di anni.
L'allestimento delle sedi per archivi e biblioteche, con i relativi depositi, deve essere realizzato tenendo conto anche di quanto previsto dalla legge regionale Emilia-Romagna n. 24 del 2017, secondo la quale i Comuni si devono dotare di un unico Piano urbanistico generale (PUG), che contempli l'individuazione e classificazione delle zone soggette a varie pericolosità e rischi (vulnerabilità territoriale, rischio idrogeologico, rischio sismico, potenzialità archeologica, ecc.).
