Gli archivi delle aziende ospedaliere e sanitarie rivestono diversi motivi di complessità. Innanzi tutto la necessità di gestire documentazione di duplice natura, amministrativa e sanitaria, prodotta da attività fortemente differenziate, con un'articolazione territoriale capillare, in particolare per quanto riguarda le Aziende USL.
La ingente produzione documentaria e la difficoltà di avvalersi di un'unica struttura di conservazione, rende particolarmente importante il tema dell'organizzazione degli archivi di deposito e quello della selezione della documentazione archivistica, mentre in svariati casi gli archivi storici di antichi ospedali hanno trovato sistemazione negli Archivi di Stato o in archivi comunali.
Normativa
• Gestione dei documenti radiologici:
Decreto Ministeriale 14 febbraio 1997.
Determinazione delle modalità affinché i documenti radiologici e di medicina nucleare e i resoconti esistenti siano resi tempestivamente disponibili per successive esigenze mediche.
• Per la gestione del registro di carico e scarico delle sostanze stupefacenti:
Decreto Ministeriale 3 Agosto 2001 pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 204 del 3 settembre 2001.
Approvazione del registro di carico e scarico delle sostanze stupefacenti e psicotrope per le unità operative.
• Per la gestione del fascicolo permanente della sperimentazione:
Decreto Legislativo 6 novembre 2007, n. 200
Attuazione della direttiva 2005/28/CE recante principi e linee guida dettagliate per la buona pratica clinica relativa ai medicinali in fase di sperimentazione a uso umano, nonché requisiti per l'autorizzazione alla fabbricazione o importazione di tali medicinali, artt.17-21.
Strumenti per la gestione documentale
• La Direzione Generale per gli Archivi ha attivato un progetto denominato "Schola salernitana" per un regolamento, titolario, massimario di scarto degli archivi delle aziende sanitarie e ospedaliere.
• La Soprintendenza ha collaborato con il Servizio Sanitario Regionale nello svolgimento dei lavori del Gruppo sui rifiuti sanitari, il quale ha fornito alle Aziende, nel febbraio 2008, (verifica web RER) indicazioni utili a definire modalità operative per lo scarto e l'eliminazione dei documenti, in grado di integrare tra loro le previsioni normative relative alla documentazione amministrativa, alla protezione dei dati personali e alla gestione dei rifiuti.
Il documento finale, Selezione e scarto di documenti nelle aziende sanitarie (file pdf - 334 KB), prevede la nomina, presso ciascuna Azienda sanitaria di un Referente unico per la procedura di scarto, responsabile del relativo procedimento amministrativo e interlocutore unico tra Azienda Sanitaria e Soprintendenza per tutte le problematiche relative a tale procedimento.
Progetti della Soprintendenza archivistica e bibliografica dell'Emilia-Romagna
• La Soprintendenza ha istituito nel 2012 un gruppo di lavoro regionale sugli archivi sanitari, composto da funzionari della medesima Soprintendenza, rappresentanti delle Aziende Sanitarie e Ospedaliere e della Regione Emilia-Romagna, con la finalità di predisporre una revisione dei massimari di scarto in uso presso le diverse aziende, basata su una maggiore omogeneità nella individuazione delle serie archivistiche e dei loro tempi di conservazione.
Nel 2013 il Gruppo di lavoro ha elaborato un primo documento su Lo scarto negli archivi della sanità (file pdf - 68 KB).
• La Soprintendenza organizza anche, presso la propria sede o presso le sedi delle singole Aziende, corsi e seminari di aggiornamento per gli operatori degli archivi sanitari sulla tenuta degli archivi correnti, cartacei e digitali, e sullo scarto.
Risorse in rete
• Nel marzo 2009 l'Autorità garante per la protezione dei dati personali ha avviato una procedura di consultazione pubblica inerente un documento relativo all'applicazione di strumenti digitali nella produzione e gestione di dati sanitari, che tratta anche aspetti della gestione documentale (ad esempio l'informatizzazione della cartella clinica).
Ricevute le osservazioni, nel luglio 2009 sono state rilasciate le Linee guida in tema di Fascicolo sanitario elettronico (Fse) e di dossier sanitario.
• La stessa procedura è stata messa in campo dall'Autorità garante per la protezione dei dati personali per la redazione delle Linee guida in tema di referti on line.
• Nel 2009 la Conferenza Unificata Stato Regioni ha approvato un Accordo in materia di sanità penitenziaria, Dati sanitari, flussi informativi e cartella clinica anche informatizzata avente il duplice obiettivo di creare un sistema informativo nazionale e delle regioni sulla sanità penitenziaria, e di informatizzare la cartella clinica nelle carceri.
