La gestione dei documenti informatici costituisce un aspetto cruciale nel processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione. Essa può creare le condizioni per una reale innovazione nei processi e nei servizi ai cittadini, senza trascurare le garanzie giuridiche e di accesso civico a beneficio della collettività.
E’ pertanto essenziale il supporto di una solida cultura archivistica all’interno degli enti: ciascuna amministrazione deve istituire il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, diretto da un dirigente o un funzionario in possesso di idonei requisiti professionali di tipo tecnico archivistico (art.61 del DPR 445/2000).
La Soprintendenza fornisce assistenza agli enti pubblici nella formazione degli strumenti archivistici (piani di classificazione, fascicolazione, conservazione dei documenti, manuali di gestione e di conservazione) nonché nella definizione delle procedure di protocollazione e gestione della documentazione, (DPCM 2 dicembre 2019, n. 169).
Le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici pubblicate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID)nel 2020 e riviste nel 2021, mettono in evidenza le interdipendenze funzionali tra le varie fasi della gestione documentale, dal momento della formazione alle procedure di selezione per lo scarto o per la conservazione permanente.
Progettare, utilizzare e conservare nella propria organicità (art. 30 del Codice dei Beni culturali, D.lgs. 42/2004) un sistema documentale significa governare l’intero ciclo di vita del documento amministrativo che, nel contesto digitale, risulta molto più breve delle tradizionali fasi dell’ambiente analogico, richiedendo attività di pianificazione e controllo più stringenti.
Le Linee Guida AGID stabiliscono procedure e strumenti da adottare in sede di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. I sei allegati approfondiscono temi quali i formati, i metadati, la certificazione di processo, la comunicazione di documenti amministrativi protocollati. Completano le Linee Guida il Glossario e gli Standard per la gestione documentale.
La Soprintendenza ha scelto una modalità partecipata per esercitare le proprie competenze in materia, chiedendo alla Regione Emilia Romagna l’istituzione di un’apposita Comunità Tematica sui documenti digitali all’interno dell’Agenda Digitale regionale.
La Comunità Tematica sui documenti digitali è il luogo della collaborazione e del confronto operativo tra dirigenti, archivisti, informatici ed operatori degli enti locali. Elabora criteri metodologici uniformi di approccio all’innovazione della PA tramite la razionalizzazione dei flussi documentali e degli archivi.
Attraverso incontri, seminari e il confronto costante tra i partecipanti, sono stati prodotti diversi strumenti operativi:
- Riorganizzazione dei servizi archivistici a seguito di fusione di Comuni (2017)
- Digitalizzazione degli Archivi Cartacei delle Pratiche Edilizie (2018)
- Approvvigionamento informatico per la gestione documentale (2022)
- Sistemi federati di gestione documentale (2022)
La Comunità tematica organizza attività formative e di aggiornamento, tramite webinar e seminari. I materiali didattici sono consultabili nella apposita sezione del sito dell’Agenda Digitale.
