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Il Repertorio dà conto dei complessi documentari privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante sulla base prima del decreto del Presidente della Repubblica n. 1409 del 30 settembre 1963, poi, del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490, Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, infine del decreto legislativo 22 gennaio 2004 n. 42 e s.m.i., Codice dei beni culturali e del paesaggio.
Fino al 2009 le dichiarazioni sono state emesse dalla Soprintendenza archivistica per l’Emilia Romagna, successivamente e fino al 2014 la competenza è stata esercitata dalla Direzione regionale dei beni culturali e paesaggistici dell'Emilia Romagna per tornare poi alla Soprintendenza archivistica, divenuta nel 2016 Soprintendenza archivistica e bibliografica dell’Emilia Romagna.
Sono incluse nel Repertorio anche le dichiarazioni effettuate da altre Soprintendenze o Direzioni regionali di cui sono stati oggetto archivi successivamente trasferiti in Emilia Romagna. Mentre le dichiarazioni emanate ai sensi della legge 2006/1939 sono ricomprese solo se riconfermate dopo il DPR del 1963, il quale, abrogando quella legge senza nulla disporre in merito alle dichiarazioni fino allora emesse, impose l'emanazione di nuove dichiarazioni per gli archivi già dichiarati.
Del Repertorio fanno pure parte le dichiarazioni di interesse culturale dei beni librari, precedentemente di competenza delle Soprintendenze bibliografiche regionali ed affidate dalla legge 6 agosto 2015, n. 125 alle Soprintendenze archivistiche e bibliografiche.
Ogni scheda del Repertorio riporta i dati relativi ad una singola dichiarazione, descrivendo i complessi documentari così come sono indicati nel relativo atto. Oggetto della dichiarazione possono essere indifferentemente singoli archivi, corpus documentari composti da un insieme di archivi oppure singoli documenti.
Per una puntuale illustrazione della natura e delle implicazioni della dichiarazione vedi qui
