Termine del procedimento di autorizzazione: 60 giorni
È l'operazione con cui vengono eliminati, da un archivio riconosciuto come bene culturale, quei documenti che hanno esaurito la loro validità giuridica o amministrativa e che, allo stesso tempo, non sono considerati di rilevanza storica tale da renderne opportuna la conservazione illimitata. Tale eliminazione si rende necessaria per una ordinata tenuta dell'archivio che eviti l'accumulo di masse ingenti di documentazione effimera. Ma essa è anche un'operazione culturale mediante la quale si selezionano le fonti storiche che verranno utilizzate in futuro per conoscere il nostro presente.
Ogni soggetto pubblico deve dotarsi del piano di conservazione, come disposto dall'art. 68 del d.p.r. 28 dic. 2000, n. 445, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa .
Lo strumento per effettuare correttamente lo scarto è costituito dal citato Piano di conservazione documentale, denominato anche massimario di selezione o scarto. Il massimario, in stretta relazione con il titolario di classificazione, deve indicare per quanto tempo deve essere conservata ogni serie o tipologia di documenti, prodotta nel corso dell'attività di ciascun ente.
La funzione del massimario di scarto è quella di stabilire criteri e regole il più possibile oggettivi e di evitare il rischio di scelte non coerenti o arbitrarie nella fase di individuazione dei documenti da eliminare. Sul sito della Direzione generale per gli archivi, Servizio II, sono disponibili alcuni massimari di selezione, per archivi comunali, archivi scolastici e archivi sanitari.
Dato che l'identificazione della documentazione da scartare è un'operazione molto delicata e decisiva per la selezione delle fonti per la futura ricerca storica, essa deve essere affidata a personale dotato di solide competenze archivistiche analogamente a quanto disposto per il responsabile del servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi dal Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.
