L'eliminazione di documenti di archivi pubblici o degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale ai sensi del d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio è soggetta alla preventiva e vincolante autorizzazione della Soprintendenza archivistica e bibliografica, secondo quanto disposto dall'art. 21 del Codice dei beni culturali e del paesaggio relativo agli "interventi soggetti ad autorizzazione" che alla lettera d) include tra tali interventi anche l'operazione di scarto dei documenti d'archivio.
Il procedimento di scarto si svolge secondo le seguenti fasi:
L'ente che propone lo scarto deve compilare un elenco dettagliato della documentazione da scartare (modello elenco di scarto, formato RTF (35 KB) - formato PDF (9.7 KB)), che deve contenere almeno i seguenti dati:
• tipologia dei documenti proposti per lo scarto sufficientemente dettagliata riportandone eventualmente anche la classificazione;
• estremi cronologici;
• numero dei pezzi: buste, registri, scatole etc.;
• peso approssimativo;
• motivazione dello scarto;
• metri lineari della documentazione di cui si propone lo scarto.
L'elenco, sottoscritto dall'archivista che lo ha predisposto, deve essere trasmesso alla Soprintendenza allegato a nota firmata del dirigente o altro soggetto responsabile dell'ente.
La Soprintendenza ha l'obbligo di concludere il procedimento, entro 60 giorni dalla ricezione della richiesta, fatte salve le richieste di maggiori informazioni sulla proposta di scarto, che interrompono il termine del procedimento.
L'autorizzazione allo scarto può essere totale o parziale. In questo caso nella risposta della Soprintendenza dovranno essere motivate le ragioni di esclusione dallo scarto dei documenti indicati.
Dopo aver ottenuto l'autorizzazione allo scarto, l'ente che lo ha proposto individuerà in proprio le modalità più opportune per la cessione ed eliminazione della documentazione, come previsto dal DPR 8 gennaio 2001 n.37, con la possibilità di rivolgersi alla Croce Rossa Italiana o alle organizzazioni di volontariato.
E' tuttavia necessario assicurare la distruzione, con qualunque mezzo ritenuto idoneo, della documentazione da eliminare allo scopo di impedirne usi impropri.
Il verbale di consegna al soggetto incaricato della distruzione degli atti, dovrà riportare i riferimenti all'autorizzazione concessa dalla Soprintendenza, il numero e il peso complessivo dei pezzi da eliminare e la dichiarazione esplicita del soggetto incaricato stesso, a non farne un uso diverso, evitando la comunicazione dei dati in essi contenuti.
Copia del verbale di consegna degli atti e copia dell'atto deliberativo con cui si dispone la distruzione della documentazione dovranno essere trasmessi alla Soprintendenza entro 60 giorni, per la conclusione del procedimento.
