Termine del procedimento di autorizzazione: 180 giorni
Lo spostamento, anche temporaneo, dei beni culturali mobili, compresi gli archivi storici e di deposito, le biblioteche, i singoli documenti e i beni librari di interesse culturale, è soggetto ad autorizzazione della Soprintendenza archivistica e bibliografica, (d.lgs 22 gen. 2004, n. 42) Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio.
La disposizione si applica anche all’affidamento a terzi dell’archivio, ossia l’outsourcing archivistico che è il processo di esternalizzazione parziale o completo dell’organizzazione e gestione dei servizi d’archivio, a carattere collaborativo tra le parti e nel rispetto dei vincoli normativi e contrattuali, che ha come obiettivo una maggiore efficienza e qualità del servizio. Se è un soggetto della Pubblica Amministrazione ad avvalersi di tale servizio, dovrà essere posta particolare attenzione al rispetto della normativa in vigore per l’accesso alla documentazione amministrativa e alla protezione dei dati personali, sulla consultabilità a fini storici degli atti conservati negli archivi, sulla formazione, archiviazione e trasmissione dei documenti informatici, sulla gestione elettronica dei documenti e la registrazione di protocollo.
Anche il trasferimento di archivi informatici, nell’ottica della conservazione permanente sia del documento informatico, sia del contesto archivistico, deve essere autorizzato.
È soggetto ad autorizzazione della Soprintendenza il deposito di archivi di enti pubblici presso gli Archivi di Stato. Tale deposito è in genere regolato mediante convenzione tra l’Archivio di Stato e l’ente depositante. Lo spostamento degli archivi correnti invece non è soggetto ad autorizzazione, ma deve essere comunicato alla Soprintendenza per consentirle la funzione di vigilanza sul bene. Quando lo spostamento avviene in seguito al trasferimento di dimora o di sede del detentore del bene, deve essere denunciato preventivamente e il Soprintendente può prescrivere misure conservative a tutela del bene.
