La Soprintendenza archivistica e bibliografica dell'Emilia Romagna, organo periferico del Ministero della Cultura, ha assunto la propria denominazione in seguito al DM 23.1.2016, n.44, che ha provveduto alla riorganizzazione del ministero stesso.
Ciò in attuazione al DL 19.6.2015, n.78, convertito con modifiche dalla L.6.8.2015, n.125, in base alla quale le Soprintendenze archivistiche svolgono le funzioni di tutela, di cui all'art.44 del DPCM 2 dicembre 2019, n.169, anche in materia di beni librari (salvo quanto previsto nelle Regioni a statuto speciale e nelle Province autonome di Trento e Bolzano).
La Soprintendenza archivistica e bibliografica opera sulla base del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs. 22.1.2004, n.42 e successivi aggiornamenti), e dei regolamenti organizzativi del ministero; l'ultimo è il DPCM 2 dicembre 2019 n.169 "Regolamento di organizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo".
Rimane tuttora in vigore la Legge archivistica, DPR 30.9.1963, n.1409, per una parte di articoli, e precisamente quelli indicati nell'allegato 1 del D.Lgs. 1.12.2009, n.179 (disposizioni legislative statali anteriori all' 1 gennaio 1970, di cui si ritiene indispensabile la permanenza in vigore ...).
Riguardo ai beni archivistici, compito primario è la tutela e vigilanza, nell'ambito della circoscrizione regionale, su una grande varietà di complessi documentari di interesse storico, e precisamente tutti quelli compresi nell'accezione di "non statali" appartenenti a:
a) enti pubblici territoriali (regioni, province, comuni)
b) enti pubblici non territoriali (ad esempio camere di commercio, università, istituti scolastici, aziende sanitarie locali e aziende ospedaliere, agenzie delle entrate, agenzie ex fiscali, agenzie regionali per la protezione ambientale, Banca d'Italia, INPS, INAIL, ACI, e molti altri)
c) privati, sia persone fisiche e famiglie, sia persone giuridiche (ad esempio imprese sia individuali e collettive, fondazioni, partiti politici, sindacati ecc.).
Gli archivi e singoli documenti appartenenti a soggetti pubblici di cui alle lettere a) e b) e a soggetti privati (lettera c), quando per questi ultimi sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 13), sono tutti definiti come beni culturali (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 10). Si precisa, per quanto concerne gli archivi e singoli documenti appartenenti a privati, che presupposto della dichiarazione di interesse culturale è che essi rivestano "interesse storico particolarmente importante", locuzione introdotta dal codice dei beni culturali e sostanzialmente equivalente a quella di "notevole interesse storico" in uso nella precedente legislazione archivistica (d.p.r. 30 set. 1963, n. 1409, art. 36).
Per completezza aggiungiamo che, per quanto riguarda invece gli archivi e singoli documenti appartenenti allo Stato, anch'essi rientrano ipso iure nella categoria dei "beni culturali", e gli istituti preposti alla loro conservazione e vigilanza sono gli Archivi di Stato, organi periferici dell'amministrazione archivistica italiana, al pari delle Soprintendenze archivistiche e bibliografiche, ma con funzioni diverse.
A seguito delle intese stipulate tra il Ministero per i beni e le attività culturali e la Conferenza episcopale italiana, rispettivamente nel 2000 (d.p.r. 16 maggio, n.189) e 2005 (d.p.r. 4 febbraio, n.78), riguardanti la conservazione e la consultazione degli archivi d'interesse storico e delle biblioteche degli enti ed istituzioni ecclesiastiche, nonchè la tutela di tutti i beni culturali d'interesse religioso appartenenti a enti e istituzioni ecclesiastiche, la Soprintendenza collabora alla salvaguardia e alla valorizzazione di archivi e biblioteche ecclesiastici.
Riguardo ai beni librari, la legislazione sopra citata ha prodotto modifiche all'art.5 del Codice dei beni culturali e del paesaggio, togliendo alle Regioni le funzioni di tutela svolte finora nei confronti del patrimonio bibliografico non statale e attribuendole allo Stato, che le esercita attraverso le Soprintendenze archivistiche e bibliografiche diffuse sul territorio italiano.
A queste ultime spetta dunque la tutela su manoscritti, autografi, carteggi, incunaboli, raccolte librarie, libri, stampe, incisioni, carte geografiche, spartiti musicali, fotografie, pellicole o altro materiale audiovisivo, non appartenenti allo Stato.
Per quanto riguarda l'attività di valorizzazione, essa in base alla riforma costituzionale del 2001 è affidata alla potestà legislativa concorrente di Stato e regioni. Il Codice dei beni culturali stabilisce che il Ministero, le regioni e gli altri enti pubblici territoriali perseguono il coordinamento, l'armonizzazione e l'integrazione delle attività di valorizzazione dei beni pubblici, e lo stesso codice fissa i principi fondamentali in materia di valorizzazione, mentre le regioni esercitano la propria potestà legislativa nel rispetto di tali principi (art. 7).
