Le funzioni della Soprintendenza archivistica e bibliografica rivolte alla tutela dei beni archivistici non statali (indicati brevemente anche come "archivi vigilati"), si desumono da norme di carattere generale, che riguardano tutti i beni culturali tra cui quelli archivistici, e da norme specifiche. Di seguito si indicano le principali attività distinte sulla base delle funzioni individuate dal Codice dei beni culturali.
Attività di tutela
Individuazione e censimento degli archivi vigilati, alla base di qualsiasi attività di tutela, come previsto dal codice (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 3, comma 1).
Accertamento di archivi privati di particolare interesse storico: il procedimento per la dichiarazione dell'interesse storico particolarmente importante (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, artt. 13-14), è di competenza del Soprintendente archivistico e bibliografico. Per saperne di più vai alla pagina del sito che illustra il procedimento.
Ispezioni volte ad accertare l'esistenza e lo stato di conservazione o custodia dei beni culturali (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 19); tale attività può essere svolta con la collaborazione di ispettori onorari (d.p.r. 30 set. 1963, n. 1409, art. 44).
Azioni di tutela volte al recupero sia di documenti appartenenti allo Stato che si trovino fuori dagli Archivi di Stato, sia di documenti di proprietà di enti pubblici che si trovino in possesso altrui (legge archivistica d.p.r. 30 set. 1963, n. 1409, artt. 19-20).
Attività di protezione e conservazione
Autorizzazione allo scarto dei documenti degli archivi degli enti pubblici e degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, comma 1, lettera d). Per saperne di più vai alla pagina del sito che illustra il procedimento.
Autorizzazione allo spostamento, anche temporaneo, degli archivi storici degli enti pubblici e dei privati (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, comma 1, lettera b); lo spostamento degli archivi correnti degli enti pubblici non è soggetto ad autorizzazione, ma comporta l'obbligo di comunicazione alla Soprintendenza (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, comma 2). Per saperne di più vai alla pagina del sito che illustra il procedimento.
Autorizzazione al trasferimento ad altre persone giuridiche di documentazione di archivi pubblici e di archivi privati dichiarati di interesse culturale (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, comma 1, lettera e): in questa fattispecie sono configurati l'outsourcing e il trasferimento di archivi informatici.
Autorizzazione all'esecuzione di opere e lavori di qualunque genere sugli archivi vigilati (ad esempio lavori di restauro, digitalizzazione, ordinamento e inventariazione); l'autorizzazione è resa su progetto o, qualora sufficiente, su descrizione tecnica dell'intervento (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, commi 4 e 5). Nel caso di assoluta urgenza possono essere effettuati interventi provvisori indispensabili, purché ne sia data immediata comunicazione alla Soprintendenza, alla quale saranno tempestivamente inviati i progetti degli interventi definitivi per la necessaria autorizzazione (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 27).
Certificazione, ai fini della detraibilità dalle imposte dirette e della deducibilità dal reddito di impresa, del carattere necessario e della congruità delle spese per interventi conservativi (restauro, ordinamento, inventariazione) sostenuti dai privati proprietari, possessori e detentori di archivi dichiarati di interesse culturale. L'accertamento della congruità delle spese è effettuato d'intesa con il competente ufficio dell'Agenzia del territorio (d.p.r. 22 dic. 1986, n. 917, modificato dal d.lgs. 12 dic. 2003, n. 344, artt. 15, comma 1, lettera g, e 100, comma 2, lettera e).
Vigilanza sull'ottemperanza degli obblighi conservativi e di fruibilità degli archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante (d. lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 30, comma 4 e art. 127, comma 1), con facoltà attribuita al soprintendente di imporre interventi conservativi (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, artt. 32 e 33).
Vigilanza sull'ottemperanza degli obblighi conservativi e di fruibilità imposti ai soggetti pubblici cui appartengono gli archivi (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, artt. 30 comma 4, e art. 127, comma 1). In particolare per gli enti pubblici obbligo della costituzione delle sezioni separate d'archivio (d.p.r. 30 set. 1963, n. 1409, art. 31, lettera e; d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 30, comma 4). In caso di inadempienza la costituzione della sezione separata può essere ingiunta, oppure può essere disposto il deposito coattivo, negli Archivi di Stato competenti, della parte di archivio che avrebbe dovuto costituire la sezione separata (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 43, comma 1-bis).
Valutazione sull'ammissibilità ai contributi statali previsti per gli interventi di restauro e altri interventi conservativi eseguiti volontariamente dai privati a seguito di autorizzazione; i contributi sono concessi a lavori ultimati e collaudati (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, artt. 31, 35-36).
Predisposizione dell'istruttoria per la consegna di archivi e singoli documenti agli Archivi di Stato da parte di privati a titolo di comodato (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 44, commi 1-2-3-4), e da parte di enti pubblici a titolo di deposito (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 44, comma 5).
Autorizzazione allo smembramento di collezioni (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, comma 1, lettera c).
Predisposizione dell'istruttoria per la donazione di archivi o singoli documenti da parte di privati agli Archivi di Stato (d.m. 13 giu. 1994, n. 495 e successive modificazioni).
Autorizzazione al prestito per mostre ed esposizioni di documenti appartenenti allo Stato, alle regioni, agli altri enti pubblici territoriali e ogni altro ente e istituto pubblico, nonché ad archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 48, comma 1, lettera d). La competenza del Soprintendente archivistico e bibliografico è circoscritta alle mostre sul territorio nazionale, mentre per le mostre all'estero l'autorizzazione è rilasciata dalla Direzione generale per gli archivi (d.m. 6 lug. 2010, n. 250, pubblicato in G.U. 26 nov. 2010, n. 277).
Attività di controllo sui trasferimenti di proprietà o detenzione di beni archivistici
Accoglimento della denuncia di trasferimento, a qualsiasi titolo oneroso o gratuito (vendita, successione, donazione) della proprietà o detenzione di archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante; la denuncia è presentata, a seconda dei casi, dall'alienante o dall'acquirente o dall'erede o dal legatario, e il soprintendente istruisce il procedimento per l'eventuale acquisto in via di prelazione da parte del Ministero (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, artt. 59-62).
Attività di controllo sul commercio di documenti che abbiano interesse storico: tutti coloro che esercitano il commercio antiquario, come pure i soggetti privati che acquisiscano documenti aventi interesse storico, devono darne comunicazione al Soprintendente il quale può avviare il procedimento per la dichiarazione di interesse culturale (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 63), e successivamente per l'esercizio del diritto di prelazione.
Attività di controllo sulla circolazione internazionale (uscita e ingresso definitivo o temporaneo)
Al Soprintendente archivistico bibliografico sono attribuite competenze in materia di esportazione nel caso di:
uscita temporanea per manifestazioni, mostre o esposizioni dei documenti dello Stato, degli enti pubblici territoriali e non territoriali, dei privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante o che comunque presentino interesse culturale (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 66);
uscita definitiva degli archivi e singoli documenti appartenenti a privati che presentino interesse culturale (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 68);
importazione o spedizione in Italia di beni archivistici (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 72).
Attività in merito alla consultabilità della documentazione
Autorizzazione agli studiosi che ne facciano richiesta di consultare documentazione presso archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 127, comma 1). Per saperne di più vai alla pagina del sito che illustra il procedimento.
Comunicazione al Ministero dell'interno sull'esistenza di documenti riservati negli archivi storici degli enti pubblici e negli archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante ai fini dell'emanazione dei provvedimenti declaratori di riservatezza (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, artt. 125 e 127, comma 2).
Concessione del parere per la consultazione di documenti di carattere riservato conservati negli archivi storici degli enti pubblici (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 123, comma 3), e negli archivi privati utilizzati per scopi storici anche se non dichiarati di interesse storico particolarmente importante (art. 127, comma 3); l'autorizzazione è rilasciata dal Ministero dell'interno (art. 123, commi 1 e 2).
Altri servizi resi dalla Soprintendenza
Consulenza in merito ai metodi di conservazione, ordinamento e inventariazione degli archivi sia storici che correnti. Per quanto riguarda in particolare gli archivi correnti degli enti pubblici territoriali e non, consulenza in merito all'attivazione del protocollo elettronico, e verifica del rispetto della normativa in materia di beni culturali nella predisposizione dei piani di classificazione e di conservazione (d.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445, art. 68)
Assistenza agli studiosi che facciano richiesta di consultare, presso la sede della Soprintendenza, gli strumenti di corredo relativi agli archivi vigilati.
