La richiesta di autorizzazione allo spostamento di beni archivistici e bibliografici deve contenere gli elementi sufficienti per consentire di provvedere agli adempimenti amministrativi necessari all’emanazione dell’autorizzazione.
In particolare essa deve indicare:
• luogo dove si intende spostare il bene
• motivi della richiesta di spostamento
• caratteristiche strutturali e impiantistiche dei locali destinati alla conservazione, in relazione alla sicurezza, alle norme antincendio e alla corretta conservazione dei documenti
• elaborati grafici dei locali
• l'elenco del materiale da trasferire con indicazione della tipologia, estremi cronologici e consistenza
• modalità dello spostamento.
Il Soprintendente può disporre che un suo funzionario effettui il sopralluogo nei locali destinati ad accogliere la documentazione, a fini istruttori e di vigilanza.
Il termine del procedimento è fissato in 180 giorni dalla data di ricezione della richiesta, entro i quali il Soprintendente emana il provvedimento di autorizzazione allo spostamento dell’archivio o della biblioteca. Nel caso l’istanza di autorizzazione allo spostamento presentata dall’ente o dal privato proprietario dei beni risulti incompleta, è facoltà del Soprintendente richiedere documentazione integrativa. Tali richieste interrompono i termini del procedimento.
Il Soprintendente può prescrivere le misure da adottare affinchè i locali destinati alla conservazione siano dotati dei requisiti necessari alla corretta conservazione e alla messa in sicurezza dei documenti o dei libri.
A spostamento avvenuto, il proprietario dei beni dovrà darne notizia alla Soprintendenza con comunicazione ufficiale. Con preavviso non inferiore a cinque giorni, il Soprintendente archivistico può procedere ad una visita ispettiva ai locali in cui il materiale è stato trasferito, ai fini della verifica della conformità a quanto autorizzato.
Le sedi per l'allestimento dei depositi archivistici e librari devono corrispondere alla normativa Sedi per archivi e biblioteche
