Il Codice civile, artt. 822-824, afferma che gli archivi e le biblioteche dello Stato, delle Regioni e degli Enti pubblici territoriali sono parte del demanio pubblico, al pari delle strade, degli acquedotti, degli immobili di interesse culturale pubblici. Per questo motivo, in base all’art. 53 del D.Lgs. 42/2004, è vieta la vendita o il commercio di documenti di natura pubblica, ovvero di quei documenti indirizzati ad un Ente pubblico, o di cui lo stesso abbia acquisito, a qualunque titolo, la proprietà, a prescindere dall’epoca in cui l’Ente abbia esercitato la propria funzione e indipendentemente dal contenuto delle carte.
Anche gli atti pubblici di epoche precedenti all’attuale ordinamento statale rientrano in questa categoria, in quanto, come chiarito dalla Circolare della Direzione Generale per gli Archivi n. 43 del 5 ottobre 2017, Fondi archivistici e singoli documenti di pertinenza dello Stato, delle Regioni e degli altri Enti pubblici, le pubbliche scritture delle Amministrazioni preunitarie “sono consustanzialmente atti di utilità pubblica e pertanto irrinunciabile e pubblica ne è, ab origine, la loro proprietà”.
Inoltre si ricorda che i documenti di archivi pubblici rimangono sottoposti a tutela anche qualora i soggetti cui essi appartengono mutino in qualunque modo la loro natura giuridica, oppure vengano conferiti o concessi in uso ad Enti diversi (artt. 12 e 116 del Codice dei Beni Culturali).
Sono invece esclusi dal novero dei documenti pubblici gli atti diretti a soggetti privati.
