Tutti coloro (pubbliche amministrazioni statali e non, privati proprietari di documenti dichiarati di interesse storico particolarmente importante, proprietari di beni librari di interesse culturale) che intendano prestare all’estero i beni di loro proprietà o possesso per mostre od esposizioni, devono richiedere l’autorizzazione al prestito temporaneo all’estero di beni archivistici e librari.
• L’autorizzazione per manifestazioni, mostre o esposizioni d’arte di alto interesse culturale, sempre che siano garantite l’integrità e la sicurezza dei beni, è concessa dalla Direzione Generale Archivi e dalla Direzione Generale Biblioteche e Diritto d’autore del Ministero.
• La richiesta deve rispettare le condizioni stabilite dall’art. 48 D.Lgs. 42/2004 e dalle Linee guida per il rilascio delle autorizzazioni al prestito delle opere d’arte D.M. 29/1/2008. Alla richiesta va allegata la documentazione che consenta di valutare le garanzie di conservazione e di sicurezza dei beni. Essa deve contenere i seguenti elementi:
• titolo, luogo, durata, progetto tecnico-scientifico della mostra
• copia della richiesta dell'ente organizzatore della mostra per il bene / i beni da esporre
• indicazione del responsabile della custodia dei beni in prestito
• schede conservative dei beni destinati all’esposizione (scarica la scheda e le relative istruzioni)
• polizza assicurativa sottoscritta. L’assicurazione deve intendersi nella formula da “chiodo a chiodo”
• garanzia di restituzione
• scheda tecnica (facility report) nella quale siano indicate condizioni ambientali, di sicurezza degli ambienti espositivi, condizioni di imballaggio e di trasporto del materiale. In generale è necessario garantire:
- vigilanza permanente nella sede di esposizione;
- adeguati sistemi di prevenzione ed estinzione degli incendi;
- controlli ambientali dell’umidità (umidità relativa entro il 50/60%);
- temperatura tra i 16° e 20° C;
- illuminazione indiretta intorno ai 50 lux;
- esposizione dei beni in teche con vetri antisfondamento, con ricambio d’aria;
- allestimento privo di elementi che possano danneggiare i beni ( chiodi, puntine da disegno, collanti);
- illuminazione fredda in caso di riprese fotografiche, cinematografiche o televisive.
• riproduzione digitale dei beni selezionati per il prestito. L’allegato inviato alla Soprintendenza, contenente tale riproduzione, deve essere in PDF a bassa risoluzione. Riguardo ai beni librari, si precisa che è necessaria la riproduzione fotografica delle unità da cui si evinca lo stato di conservazione di coperta, legatura, carta, miniature, etc.
Per i beni librari occorre compilare, in tutte le loro parti:
- la Scheda di movimentazione bene culturale - Biblioteca, firmata dal responsabile della Biblioteca che conserva il bene da esporre
- la Scheda di movimentazione bene culturale - Ente richiedente, firmata dal responsabile dell'Ente richiedente
Le schede dovranno essere convertite in formato PDF mediante le funzioni native del sistema operativo e firmate digitalmente prima dell’invio (si raccomanda di evitare conversioni e firme in analogico, che renderebbero meno agevole la lavorazione della scheda stessa).
Occorre inoltre inviare la Dichiarazione di restituzione delle opere da parte del museo o dell'ente organizzatore estero.
• La richiesta di autorizzazione ministeriale dovrà essere indirizzata alla Soprintendenza archivistica e bibliografica dell’Emilia Romagna con almeno quattro mesi di anticipo rispetto all’inizio della mostra. La Soprintendenza inoltra la richiesta alla Direzione generale competente; i soli Archivi di Stato inviano la richiesta direttamente alla Direzione generale per gli archivi.
• La risposta della Direzione generale, entro 90 giorni dall'avvio del procedimento, sarà trasmessa all’Ufficio Esportazione competente territorialmente e alla Soprintendenza, che avrà cura di comunicarla all’ente pubblico o al privato interessato. Dal momento in cui hanno ricevuto ufficialmente l’autorizzazione ministeriale, l’amministrazione pubblica o il privato possono fare istanza per il rilascio dell’attestato di circolazione temporanea.
Attestato di circolazione temporanea
Termine del procedimento: 40 giorni
• Tale documento va richiesto all'Ufficio Esportazione di Milano, istituito presso la Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia.
