Gli enti pubblici e tutti i privati, per concedere il prestito sul territorio nazionale di beni loro appartenenti e dichiarati di interesse storico particolarmente importante o di interesse culturale, devono chiedere l’autorizzazione al Soprintendente archivistico e bibliografico. La richiesta deve pervenire alla Soprintendenza con un anticipo di almeno quattro mesi rispetto all’inizio della mostra e il termine del procedimento è fissato in 90 giorni.
La richiesta per il rilascio dell’autorizzazione deve contenere i seguenti elementi:
• titolo, luogo, durata, progetto tecnico-scientifico della mostra
• copia della richiesta dell'ente organizzatore della mostra per il bene / i beni da esporre
• indicazione del responsabile della custodia dei beni in prestito
• elenco dei beni destinati all’esposizione e i loro dati identificativi
• valore assicurativo di ogni singolo bene. L’assicurazione deve intendersi nella formula da “chiodo a chiodo”. (L’assicurazione può essere sostituita dall’assunzione del rischio da parte dello Stato, per le manifestazioni che si svolgono in territorio nazionale promosse dal Ministero o da enti pubblici, con il patrocinio dello Stato)
• scheda tecnica (facility report) nella quale siano indicate condizioni ambientali, di sicurezza degli ambienti espositivi, condizioni di imballaggio e di trasporto del materiale. In generale è necessario garantire:
- vigilanza permanente nella sede di esposizione;
- adeguati sistemi di prevenzione ed estinzione degli incendi;
- controlli ambientali dell’umidità (umidità relativa entro il 50/60%);
- temperatura tra i 16° e 20° C;
- illuminazione indiretta intorno ai 50 lux;
- esposizione dei beni in teche con vetri antisfondamento, con ricambio d’aria;
- allestimento privo di elementi che possano danneggiare i beni ( chiodi, puntine da disegno, collanti);
- illuminazione fredda in caso di riprese fotografiche, cinematografiche o televisive.
• riproduzione digitale dei beni selezionati per il prestito. L’allegato inviato alla Soprintendenza, contenente tale riproduzione, deve essere in PDF a bassa risoluzione. Riguardo ai beni librari, si precisa che è necessaria la riproduzione fotografica delle unità da cui si evinca lo stato di conservazione di coperta, legatura, carta, miniature, etc.
Per i beni librari occorre compilare, in tutte le sue parti, la scheda “movimento bene culturale”,la cui prima parte (fino al punto 13) deve essere compilata e firmata dall'ente possessore, mentre la seconda parte (dal punto 14 al 17) è a cura dell'ente che realizza la mostra. (scarica la scheda)
Di norma l’esposizione può essere autorizzata al massimo per 90 giorni, al fine di ridurre al minimo il degrado dei beni conseguente all’esposizione stessa.
Eventuali proroghe, espressamente richieste e debitamente motivate, saranno autorizzate con l’adozione di precauzioni per evitare l’eccessiva esposizione del bene o di parti di esso (copertina , pagine ecc.) ad agenti esterni/ambientali (aria. luce, temperatura, umidità ecc.).
La Soprintendenza archivistica e bibliografica emette l’autorizzazione sulla base della documentazione ricevuta.
Al termine della manifestazione espositiva il proprietario o possessore dei beni deve comunicare l’avvenuta riconsegna alla sede di provenienza.
