1. L'archivio/biblioteca proponente deve inviare formale richiesta di autorizzazione alla Soprintendenza, allegando il modulo predisposto; (download modulo)
2. La richiesta deve essere corredata dal progetto di restauro curato da un restauratore qualificato, che descriva lo stato di ciascun bene, gli interventi da condurre e la strumentazione da utilizzare;
3. Il progetto di restauro può essere redatto avvalendosi della scheda di restauro proposta dalla Direzione Generale Biblioteche e Istituti Culturali; Per alcune categorie di documenti (volumi rilegati e carte sciolte) è necessario adottare il modello di capitolato tecnico predisposto dall’Istituto Centrale per la Conservazione e Restauro del Patrimonio Archivistico e Librario.
4. Il progetto di restauro deve esplicitare il costo degli interventi da realizzare, nonché il possesso, da parte del restauratore incaricato, dei necessari requisiti professionali (qualora il suo nominativo non sia già presente negli elenchi contenuti alla pagina della Direzione Generale Educazione e Ricerca del MiC, si rende necessario inviare il curriculum professionale);
5. Il progetto di restauro deve essere corredato dalle fotografie del bene.
Ricevuta l’autorizzazione, l'archivio/biblioteca comunica la data di inizio e di fine dei lavori, allo scopo di poter concordare insieme con il funzionario incaricato dalla Soprintendenza l’opportunità di prendere visione diretta dei materiali, preventivamente e/o in corso d’opera, per eventuali criticità che si dovessero riscontrare.
Infine, al termine dei lavori di restauro, l'archivio/biblioteca invia una dettagliata relazione degli interventi realizzati e il contestuale collaudo redatto dal Direttore dei lavori (DL).
Si ricorda che nel caso in cui i materiali in oggetto siano trasferiti al di fuori della sede di conservazione, sarà necessario attivare una polizza assicurativa ‘da chiodo a chiodo’ comprensiva di furto con destrezza.
Interventi urgenti (art. 27 del D. Lgs n. 42/2004)
In caso di assoluta urgenza si può procedere ad effettuare interventi provvisori indispensabili ad evitare danni al bene tutelato dandone immediata comunicazione alla Soprintendenza alla quale devono poi essere inviati i progetti degli interventi definitivi per la prescritta autorizzazione. Si veda, in merito alla gestione delle emergenze, la pagina Strumenti per fronteggiare le emergenze in archivi e biblioteche.
Interventi realizzati in assenza o in difformità dall’autorizzazione
I lavori condotti in assenza o in difformità dell’autorizzazione possono essere impediti o sospesi dal soprintendente, anche quando non siano ancora intervenute la verifica o la dichiarazione dell’interesse culturale. L’avvio del procedimento di verifica e dichiarazione deve avvenire entro 30 giorni dalla sospensione dei lavori. La Legge 9 marzo 2022, n. 22 Disposizioni in materia di reati contro il patrimonio culturale, sulla base della Convenzione del Consiglio di Europa, inserisce nel Codice penale, tra le altre fattispecie di reato, il deterioramento di beni propri o altrui, la destinazione d'uso pregiudizievole per la loro conservazione o integrità ed il renderli inservibili e non fruibili.
Scheda identificativa del bene
Il committente raccoglie a propria cura i dati identificativi del bene che propone di restaurare: autore, titolo, datazione, consistenza, supporto, notizie sull’opera ed ogni altra notizia utile a determinarne la storia conservativa, la frequenza di consultazione e le motivazioni che portano a richiedere l’intervento. Il richiedente comunica i dati disponibili, compilando la scheda ovvero, dove la tipologia dei beni ed il progetto lo rendano preferibile, riportando le informazioni in essa richieste all’interno della richiesta di autorizzazione.
Progetto di restauro
Nei casi più complessi il progetto può essere articolato in diversi livelli progettuali o essere, di regola, esecutivo.
Il restauratore redige, solo quando non viene reso disponibile il tempo necessario alla compilazione di un progetto esecutivo, una Descrizione tecnica dell’intervento (cfr. art. 21, comma 5 del D. lgs. 42/2004) che deve comunque fornire tutte le indicazioni utili a prefigurare la tipologia di intervento che si intende eseguire.
Se la descrizione tecnica non fosse sufficiente alla valutazione dello specifico progetto, sarà richiesto di integrare la documentazione con il Progetto esecutivo che è comunque necessario produrre a consuntivo.
In caso di raccolte librarie o di fondi archivistici particolarmente cospicui, il progetto sarà organizzato dividendo i beni, sempre singolarmente individuati in un elenco iniziale, in lotti omogenei per materiali, danni e tipologia di intervento, compilando una scheda per ciascun lotto.
In presenza di manufatti disomogenei dovranno essere compilate più schede.
Il restauratore rileva le dimensioni del bene culturale, i media grafici presenti ed eventuali particolarità dei supporti, interrogando il responsabile della conservazione al fine di acquisire le informazioni sopra richieste che non dovessero essere risultate reperibili. Vengono messi in evidenza, in particolare, l’appartenenza del bene a serie o collezioni e lo stato di conservazione della restante parte del fondo, le caratteristiche dell’ambiente di conservazione, la conservazione del manufatto in orizzontale o in verticale, lo spazio disponibile per l’introduzione di una custodia o di un contenitore e le motivazioni che rendono necessario l’intervento.
Il progetto di intervento (senza smontaggio, con smontaggio parziale, con smontaggio totale nel caso di materiale rilegato) andrà dettagliato riportando le operazioni previste sulle carte e, dove presente, sulla legatura.
La compilazione del progetto esecutivo non può esimersi dal riportare nel dettaglio le tecniche ed i materiali (ad es. nome commerciale e/o composizione, grammatura delle carte, concentrazione di solventi, soluzioni, adesivi ecc.).
Materiali e tecniche di recente introduzione andranno accompagnati da note bibliografiche e dalla motivazione che ne renderebbe preferibile l’impiego rispetto a quello di altri già riconosciuti nel restauro di libri e documenti.
Le schede sopra riportate costituiscono dei modelli da adattare di volta in volta all’oggetto della progettazione omettendo le voci non compilabili nel caso specifico.
In caso di compilazione a mano, si prega di voler scrivere con grafia chiara ed in stampatello.
Tutti i documenti (richieste, schede, progetti ecc.) relativi ad una stessa campagna di restauro ed inviati all'ente di tutela dovranno presentare un criterio omogeneo di numerazione ed elencazione dei beni.
Documentazione dell’intervento
La documentazione fotografica dello stato di conservazione dei beni, gli eventuali elaborati tecnici e gli schemi devono consentire la valutazione delle caratteristiche sopra riportate, del progetto e, a fine intervento, del lavoro svolto. Lo standard richiesto per la valutazione e l’archiviazione da parte della Soprintendenza si attesta attualmente su una risoluzione di 300 PPI, nel formato JPG.
È possibile inserire le immagini all’interno del progetto, se di dimensioni sufficienti alla loro lettura, salvando il documento in formato PDF. Eventuali elaborati tecnici e schemi dovranno essere di preferenza inseriti nel progetto.
a. I piatti (anteriore e posteriore)
b. I controparti, le controguardie e le carte di guardia
c. Il dorso e l’apertura del volume, dove accessibili l’indorsatura ed i supporti di cucitura
d. Le cuffie ed i capitelli (di testa e di piede)
e. Il frontespizio, la prima e l’ultima carta (recto e verso)
f. Le carte rappresentative dei danni presenti
g. Se presenti: sigilli, timbri, inchiostri dilavati, note manoscritte, miniature, riparazioni o restauri pregressi.
Nel caso di un documento o di una incisione è opportuno documentare, prima e dopo l’intervento:
a. Il recto
b. Il verso
c. I media grafici presenti ed il loro stato di conservazione
d. I danni presenti.
La documentazione finale riproduce, di norma, le stesse parti fotografate prima dell’intervento, per agevolare il confronto. Si caldeggia l’impiego di un riferimento dimensionale.
Costi e tempi
Dovrà essere specificato al committente se il preventivo comprenda o meno l’imballaggio ed il trasporto con veicolo assicurato e la copertura assicurativa per la permanenza in laboratorio, per quale importo. Qualora l'opera o le opere rivestano eccezionale valore, superiore a quello indicato, il committente potrà richiedere l’apertura di una specifica polizza “da chiodo a chiodo - All Risks” e l'eventuale scorta.
Come richiesto dalla circolare n. 102/2016 la Soprintendenza deve ricevere copia delle indicazioni relative a costi e tempi che costituiscono “parte integrante e obbligatoria della Scheda progetto”.
Le stazioni appaltanti che compilano il programma dei lavori pubblici ed il programma degli acquisti di beni e servizi richiederanno al restauratore, a differenza dei privati, di esplicitare gli oneri per la manodopera e gli oneri per la sicurezza, eventuali spese tecniche per analisi di laboratorio e relativa IVA.
Il titolo III del D. lgs. 36/2023, Codice dei contratti pubblici, disciplina i contratti nel settore dei beni culturali.
Ai contratti concernenti i beni culturali non si applica l’istituto dell’avvalimento.
Autorizzazione e svolgimento dei lavori
La Soprintendenza potrà richiedere delle integrazioni alla documentazione presentata, interrompendo i tempi del procedimento.
Quando la sede di svolgimento dell’intervento è già individuata, la Soprintendenza autorizza contestualmente all'esecuzione del progetto anche lo spostamento temporaneo, ai sensi dell’art. 21 del D. lgs. 42/2004. L'autorizzazione può essere rilasciata con prescrizioni. L'eventuale capitolato dovrà prevedere il rispetto delle prescrizioni dettate dalla Soprintendenza.
Se i lavori non iniziano entro cinque anni dal rilascio dell'autorizzazione, il soprintendente può dettare prescrizioni ovvero integrare o variare quelle già date in relazione al mutare delle tecniche di conservazione (cfr. art. 21, comma 5 del D. lgs. 42/2004).
Ai sensi dell’art. 31, in sede di autorizzazione, il soprintendente si pronuncia, a richiesta dell'interessato, sull'ammissibilità dell'intervento ai contributi statali previsti dagli artt. 35 e 37 e certifica eventualmente il carattere necessario dell'intervento stesso ai fini della concessione delle agevolazioni tributarie previste dalla legge. L'ammissione dell'intervento autorizzato ai contributi statali di cui all’art. 37 è disposta dagli organi del Ministero in base all'ammontare delle risorse disponibili, determinate annualmente con decreto ministeriale, adottato di concerto con il Ministero dell'Economia e delle Finanze.
Avvio dei lavori
La comunicazione di inizio lavori è trasmessa alla Soprintendenza a cura del conservatore del bene, il quale deve verificare i documenti assicurativi relativi al trasporto ed alla permanenza dei beni presso il laboratorio di restauro.
Si specifica che gli Uffici Beni culturali delle Diocesi non si occupano in genere di comunicare l'avvio dei lavori, demandando tale attività al conservatore.
Come evidenziato anche nella circolare 102/2016, la Soprintendenza ha la facoltà di effettuare sopralluoghi in corso d’opera per la verifica dei lavori ed il rispetto di quanto dichiarato nella richiesta di autorizzazione. I sopralluoghi possono essere organizzati anche da remoto, su piattaforma Teams.
In esito ad eventuale autorizzazione dell’intervento proposto, modifiche in corso d’opera riguardanti aspetti non di dettaglio o risultanti dall’esecuzione di test preliminari dovranno essere autorizzate dalla Soprintendenza.
Fine lavori
Il committente comunica alla Soprintendenza il rientro dell’originale alla sede di conservazione.
Il restauratore è tenuto a trasmettere al committente il Progetto esecutivo con dettagliate le tecniche ed i materiali impiegati ed il riepilogo delle operazioni svolte che, dove la tipologia di bene lo renda possibile, dovrà essere stampato su carta idonea alla conservazione e fissato in modo reversibile all’interno del contenitore conservativo o all’originale stesso, senza arrecare danni o disturbarne la fruizione.
Il restauratore ha cura di segnalare al committente gli accorgimenti da rispettarsi per il condizionamento, la conservazione e la consultazione dei beni.
La documentazione fotografica (eseguita prima, durante, dopo l’intervento) è trasmessa al committente suddivisa in cartelle logicamente organizzate, evitando il ricorso a dvd ed allegati cartacei, per favorirne la trasmissione all’ente di tutela.
La conservazione della documentazione fotografica completa, realizzata ad alta risoluzione, è in capo al conservatore del bene culturale.
Per favorire l’archiviazione delle fotografie destinate all’ente di tutela queste dovrebbero essere organizzate in cartelle, anche compresse, di dimensioni entro i 70 MB. La documentazione finale non dovrà essere consegnata nel formato PPT e nel formato compresso 7ZIP.
Il committente trasmette alla Soprintendenza la documentazione finale ricevuta dal restauratore. La comunicazione di invio della documentazione consuntiva dovrebbe riportare il riferimento al protocollo dell'autorizzazione ricevuta.
Su richiesta, la Soprintendenza attesta il buon esito che, per i beni di proprietà pubblica, non sostituisce il certificato di esecuzione lavori.
L’istanza può essere presentata dalla stazione appaltante, dal referente o dal professionista stesso (inserendo per conoscenza, nella richiesta, il committente) e deve riportare gli estremi dell'autorizzazione ricevuta, le date di inizio e di fine lavori e, per gli Enti pubblici, il certificato di esecuzione lavori, in attesa di visto.
