Come stabilito dall’art. 63 del Codice dei beni culturali, quanti esercitano il commercio di documenti, i titolari delle case d’asta, i pubblici ufficiali devono consentire alla Pubblica autorità il controllo della loro attività rispettando le seguenti misure:
- tenere un registro di cose antiche ed usate, compilandolo secondo le modalità specificate nel D.M. 15 maggio 2009, n. 95, da esibire se richiesto (art. 128 del R.D. 18 giugno 1931, n. 773 “Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza”);
- comunicare alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica l’elenco di tutti i documenti di interesse storico prima della loro vendita, al fine di consentire gli accertamenti necessari sulla loro provenienza e sul loro interesse culturale.
Tali obblighi non riguardano solo i documenti tutelati dalla legge, ma in generale i beni di interesse storico, ovvero:
- incisioni, stampe, serigrafie e litografie originali e relative matrici, nonché manifesti originali aventi più di settanta anni e non appartenenti all’autore;
- fotografie, film e relativi negativi aventi più di settanta anni e non appartenenti all’autore;
- incunaboli e manoscritti, compresi le carte geografiche e gli spartiti musicali, isolati o in collezione aventi più di settanta anni e non appartenenti all’autore;
- volumi aventi più di cento anni, isolati o in collezione;
- carte geografiche stampate aventi più di duecento anni;
- archivi e supporti, comprendenti elementi di qualsiasi natura aventi più di cinquanta anni;
Poiché le modalità di vendita possono essere varie, per migliorare l’attività di tutela il Codice prevede che anche le persone private che acquisiscano in qualsiasi modo documenti di presumibile interesse storico abbiano l’obbligo di comunicare l’acquisizione alla Soprintendenza entro 90 giorni dall’atto di acquisto.
Le comunicazioni di disponibilità in vendita dell’esercente o di acquisizione di bene della persona privata devono comprendere i seguenti elementi:
- descrizione completa del documento
- prezzo di vendita e condizioni di acquisto con dati precisi
- indicazione della provenienza
- in allegato documentazione fotografica esaustiva
Sulla base di entrambe le predette comunicazioni, la Soprintendenza potrebbe valutare i beni da alienare meritevoli della dichiarazione di interesse storico particolarmente importante (art. 13 del D. Lgs. 42/2004), per garantire la loro tutela e valorizzazione ai fini della fruizione della collettività.
L’avvio del procedimento deve avvenire entro 90 giorni dalla comunicazione di disponibilità in vendita o di acquisizione.Qualora un soggetto privato ricevesse la notifica dell’avvio del procedimento di dichiarazione di interesse culturale da parte della Soprintendenza, è tenuto, in via cautelare, a permettere al Soprintendente di ispezionare l’archivio o il documento oggetto dell’accertamento e a chiedere l’autorizzazione di questo Ufficio per spostare, smembrare, alienare, esportare, o comunque svolgere qualsiasi intervento sul bene (art. 14 comma 4; artt. 18-28; artt. 53-59 del D.Lgs. 42/2004).
La vendita o altra forma di alienazione di archivi e documenti dichiarati di interesse culturale prevede, oltre alla denuncia di trasferimento e alla facoltà di prelazione delle Pubbliche amministrazioni, anche l’obbligo di chiedere l’autorizzazione alla Soprintendenza per lo spostamento del bene tutelato presso una sede idonea alla sua conservazione (art. 21 comma 1 lett. b) del Codice).
