Il procedimento di dichiarazione di interesse storico particolarmente importante o di interesse culturale, per i beni archivistici o librari di proprietà privata si articola in varie fasi, ed è preordinato ad offrire ai privati proprietari, possessori o detentori dei beni ogni garanzia di tutela dei propri diritti e delle proprie prerogative.
Ai sensi dell'art. 14 del Codice l'iniziativa dell'avvio del procedimento compete al Soprintendente archivistico e bibliograficoche può agire d'ufficio oppure su motivata richiesta.
Il Soprintendente comunica l'avvio del procedimento di dichiarazione al proprietario, possessore o detentore a qualsiasi titolo del bene che ne forma l'oggetto. La comunicazione deve contenere gli elementi di identificazione del bene medesimo ed una prima valutazione dell'interesse storico o culturale, risultanti dall'attività conoscitiva svolta dalla Soprintendenza. Essa indica inoltre gli effetti della dichiarazione e le modalità di partecipazione del privato al perfezionamento del procedimento, anche attraverso la presentazione di eventuali osservazioni, documenti e memorie. Indica altresì il termine - stabilito dal Ministero della cultura in 80 giorni - entro il quale tali osservazioni devono essere presentate.
Dal momento in cui il privato riceve la notifica di avvio del procedimento si applicano al bene culturale tutte le misure di tutela previste dal Codice dei beni culturali e del paesaggio in materia di vigilanza, ispezione, conservazione, circolazione e alienazione dei beni culturali.
Entro 120 giorni dall'avvio del procedimento, tenuto conto anche delle eventuali osservazioni pervenute, il Soprintendente archivistico e bibliografico emana la dichiarazione di interesse storico particolarmente importante per i beni archivistici o di interesse culturale per i beni bibliografici. I 120 giorni vengono computati dal momento in cui il privato proprietario, possessore o detentore dell'archivio o dei singoli documenti ha ricevuto la notifica di avvio del procedimento.
La dichiarazione deve contenere, oltre agli elementi di identificazione del bene, la motivazione dell'imposizione del vincolo.
Ad essa può essere allegata una relazione tecnica, che illustra dettagliatamente il bene tutelato, le sue vicende storiche e la sua condizione attuale.
Nella dichiarazione sono elencate tutte le disposizioni di tutela previste dal Codice dei beni culturali e del paesaggio cui è sottoposto il bene, con il riferimento ai relativi articoli. È altresì indicato il termine per il ricorso avverso il provvedimento di dichiarazione, previsto dall'articolo 16 del Codice dei beni culturali e del paesaggio.
Tale ricorso deve essere presentato alla Direzione Generale competente del Ministero della cultura entro 30 giorni dal ricevimento della notifica del provvedimento di dichiarazione. Il ricorso sospende gli effetti della dichiarazione, salvo le misure cautelari previste dal Codice dei beni culturali e del paesaggio. Il Ministero decide sul ricorso entro il termine di 90 giorni dalla sua presentazione.
