Per digitalizzazione non si intende una semplice acquisizione di scansioni o fotografie, ma un processo ben strutturato che consenta di riprodurre, nel modo più fedele possibile, un bene archivistico e/o librario in ambiente digitale, acquisendo, oltre alle immagini, tutte le informazioni che lo descrivono e lo contestualizzano, al fine di permetterne la fruizione in modo agevole ed efficace.
È fondamentale, prima di realizzare le scansioni, avere un progetto ben definito in merito a dove e da chi saranno conservate le risorse digitali, se e quali chiavi di accesso saranno richieste, chi potrà consultare la banca dati e secondo quali modalità.
Si consiglia di effettuare i lavori di digitalizzazione direttamente nei luoghi di conservazione, al fine di evitare eccessive movimentazioni del materiale. Qualora le condizioni non lo consentano, la digitalizzazione potrà essere effettuata in laboratori specializzati in adeguate condizioni di sicurezza e dotati di copertura assicurativa, previa richiesta di autorizzazione allo spostamento temporaneo dei beni in oggetto.
Nel caso si abbia intenzione di pubblicare on line il materiale digitalizzato, esso va accompagnato da una nota concernente il diritto d’autore sul materiale. E importante quindi effettuare alcune operazioni di verifica della sussistenza del diritto d’autore sui beni librari da sottoporre a digitalizzazione e fare riferimento al Servizio II della Direzione Generale Biblioteche, il quale è preposto fra l’altro:
- alla tenuta del Registro Pubblico Generale delle opere protette (R.P.G.) (legge 22 aprile 1941, n. 633 L.d.A. e successive modificazioni), della banca dati afferente al R.P.G., dell'archivio delle opere protette;
- agli adempimenti in materia di opere orfane, ossia le opere (libri, riviste, quotidiani, opere cinematografiche o audiovisive, fonogrammi) protette dai diritti d'autore, di cui però non si conoscono o non si riescono a rintracciare gli autori o altri titolari dei diritti;
- agli adempimenti in materia di opere fuori commercio, ossia le opere non disponibili al pubblico tramite i consueti canali commerciali all’interno dell’Unione Europea da almeno 10 anni.
Link utili:
Linee guida MiC per la digitalizzazione del patrimonio culturale
Per la digitalizzazione di collezioni di libri rari e di manoscritti, esiste un manuale appositamente tradotto dall’ICCU che riporta le relative linee guida.
Ulteriori indicazioni su come redigere i progetti di digitalizzazione di materiale cartaceo si trovano sulla pagina Linee guida per la digitalizzazione e metadati sul sito dell’Istituto Centrale per il Catalogo Unico.
Pagina dedicata agli standard per formati e metadati sul sito “Internet culturale”
Esistono altresì le Linee guida per la digitalizzazione di bandi, manifesti e fogli volanti.
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