Dal 2017 la Soprintendenza archivistica e bibliografica dell’Emilia Romagna ha rinnovato l’Accordo con il Polo Archivistico Regionale dell’Emila Romagna (ParER) per il coordinamento delle attivita' in tema di conservazione dei documenti informatici.
L’Accordo prevede, oltre a forme innovative di esercizio della vigilanza, che la sottoscrizione delle convenzioni tra enti pubblici e il Polo, insieme ai relativi disciplinari tecnici, sostituisca, nel quadro delle metodologie descritte nel Manuale di conservazione del ParER, le previste autorizzazioni al trasferimento ad altre persone giuridiche di archivi pubblici, ai sensi dell’art 24 del Codice dei Beni Culturali.
Soprintendenza e ParER collaborano inoltre nell’organizzazione di servizi di consulenza agli enti produttori:
a. supporto nella redazione e nell’applicazione degli strumenti di gestione archivistica (titolario, massimario di scarto, manuale di gestione, piano di conservazione);
b. consulenza per la re-ingegnerizzazione dei sistemi di gestione degli archivi correnti (flussi documentali, modalità di comunicazione, diritti di accesso e di visibilità, ecc.);
c. supporto nell’ordinamento e descrizione degli archivi;
d. formazione/addestramento archivistico dei responsabili del Protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi nonché degli operatori tecnici in relazione alle attività e ai servizi forniti dal Servizio Polo Archivistico Regionale;
e. supporto tecnico informatico sui formati digitali e l’utilizzo della firma digitale.
Gran parte di queste attività sono svolte nell’ambito della Comunità Tematica sui Documenti digitali istituita nell’ambito dell’Agenda Digitale Emilia Romagna.
